e-İrsaliye nedir, sevkiyatta nasıl çalışır? ERP’den gönderim adım adım

e-İrsaliye, kâğıt sevk irsaliyesinin elektronik karşılığıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) düzenlemelerine göre UBL-TR formatında düzenlenir ve özel entegratör ya da GİB sistemleri üzerinden alıcıya iletilir. Malın sevkinden önce düzenlenir; alıcı da teslim aldığı malı irsaliye yanıtıyla bildirir.

Zorunluluk kapsamı ve hasılat eşikleri GİB tebliğleriyle belirlenir ve zaman içinde değişir. Şirketinizin kapsamda olup olmadığını ve başlangıç tarihini mali müşavirinizle kontrol edin.

e-İrsaliye ile e-Fatura farkı

e-Fatura mal ya da hizmetin satışını belgeler; e-İrsaliye ise malın taşınmasını. Satış olmadan da sevkiyat olur: fasona gönderim, konsinye çıkış ya da farklı adresteki depolar arası transfer gibi. Bu yüzden e-İrsaliye faturadan ayrı bir belgedir; fatura sonradan, birden fazla irsaliyeyi bir araya getirerek de kesilebilir.

ERP’den gönderim adım adım (Lis Suite)

1. İrsaliye satış belgesinden oluşur. Sevk edilmeyi bekleyen siparişlerden irsaliye açılır. Adresli depo kullanılıyorsa toplama onayında referans irsaliyeye stok çıkışı yazılır.
2. Kayıtla birlikte e-belge kuyruğa girer. İrsaliye kaydedildiğinde e-belge ekranında gönderilmeyi bekleyen bir satır oluşur.
3. Gönderim ayrı bir adımdır ve kullanıcı onayı ister. e-Belge ekranından bir seferde en fazla 50 belge gönderilir.
4. Alıcının posta kutusu cari karttan gelir. Alıcının e-belge posta kutusu (etiket) cari kartında tutulur; gerekirse belge bazında değiştirilir.
5. Sonuç durum kontrolüyle okunur. Gönderimin sonucu belirsizse belge yeniden gönderilmez; durum kontrolü entegratördeki sonucu getirir.
6. Yazdırma anlık yapılır. PDF sistemde saklanmaz; yazdırırken belge entegratörden anlık alınır. Belgenin UBL içeriği sistemde tutulur.
7. Tamamlanan belge arşive taşınır.

Gelen e-İrsaliye ve irsaliye yanıtı

Tedarikçinin gönderdiği e-İrsaliyeler entegratörden beş dakikada bir otomatik çekilir ve gelen kuyruğa düşer. Kaçan bir belge için entegratör tarih aralığıyla ayrıca sorgulanabilir. Teslim alınan mal irsaliye yanıtıyla bildirilir; eksik ya da farklı teslimde kısmi yanıt verilir.

Ay sonu: mutabakat

e-Belge mutabakatı, entegratördeki belgeleri sistemdeki belgelerle karşılaştırır ve istisnaları listeler:

• ERP belgesine bağlanmamış gelen ya da giden e-belge,
• aynı UUID ile birden fazla kayıt,
• e-belge ile ERP belgesi arasında tutar farkı,
• beklenen süreyi aşmış belge.

Bu liste boşsa e-belge tarafı kapanışa hazırdır. Ay sonu kapanışının bütünü için: e-Belge ve ay sonu kapanışı.

Geçiş öncesi kontrol listesi

• Şirketin e-İrsaliye kapsamında olup olmadığını ve başlangıç tarihini mali müşavirinizle netleştirin.
• Özel entegratör sözleşmesini ve posta kutusu tanımını tamamlayın.
• Cari kartlarda alıcıların e-belge posta kutusu bilgisini güncelleyin.
• Araç plakası, şoför ve teslim adresi gibi taşıma bilgilerinin belgeye nereden geleceğini belirleyin.
• Fason, konsinye ve depolar arası sevk için hangi irsaliye tipinin kullanılacağını tanımlayın.
• İlk hafta her gün gönderilmeyen ya da hata alan belgeleri kontrol edin.

e-Belge ve muhasebe sürecinin bütünü: Muhasebe ve e-Belge. Stok ve sevkiyat tarafı: Satış ve Dağıtım, Depo Yönetimi.