Stok programı mı, ERP mi? Farkı ve geçiş zamanının işaretleri

Birçok şirket bir stok takip programıyla başlar ve bu program uzun süre yeterli olur: malzeme girer, çıkar, sayım yapılır. Sorun, stok miktarının artık tek başına bir bilgi olmadığı anda başlar. Hangi lot, hangi depo, hangi siparişe ayrılmış, kalite onayı verilmiş mi, muhasebedeki değerle tutuyor mu?

Stok programı ne yapar?

Stok programı malzeme kartını, giriş ve çıkış hareketlerini ve anlık miktarı tutar. Çoğu program depo ayrımı, barkod ve sayım da sunar. Tek depolu, üretim yapmayan ve kalem sayısı sınırlı bir işletme için bu yeterli olabilir.

ERP neyi farklı yapar?

ERP’de stok, onu değiştiren belgelerin sonucudur. Satınalma siparişine karşı yapılan mal kabul stoğu artırır, satış siparişi stok ayırır, sevkiyat stoktan düşer, iş emri onayı hammaddeyi tüketir ve mamulü stoğa alır. Aynı belgeler cari hesaba ve muhasebeye de yansır.

	Stok programı	ERP
Stok miktarı	Giriş ve çıkış kaydıyla değişir	Satınalma, satış, üretim ve kalite belgeleriyle değişir
Depo	Çoğunlukla depo bazında	Tesis, depo, stok yeri ve raf adresine kadar
Lot ve seri	Sınırlı ya da yok	Lot, seri numarası ve son kullanma tarihiyle izlenebilirlik
Rezervasyon	Çoğunlukla yok	Satış siparişine ve iş emrine stok ayırma
Üretim	Yok	Ürün ağacı, iş emri, tüketim ve mamul girişi
Kalite	Yok	Muayene lotu; kullanım kararına kadar kalite stoğu
Muhasebe	Ayrı programa aktarım	Belgeden oluşan muhasebe kaydı
e-Belge	Çoğunlukla ayrı programda	Satış belgesinden e-İrsaliye ve e-Fatura

Stok programının yetmediğini gösteren işaretler

• Ay sonunda stok ile muhasebe tutmuyor. Fark çıkıyor ve nedenini kimse belgeyle gösteremiyor.
• Birden fazla depo ya da lokasyon var. Transferler elle izleniyor, hangi malın nerede olduğu telefonla soruluyor.
• Lot, seri ya da son kullanma tarihi takibi gerekiyor. Bir şikâyette hangi lotun hangi müşteriye gittiğini bulmak saatler sürüyor.
• Üretim yapıyorsunuz. Reçeteden tüketim, fire ve mamul girişi ayrı tablolarda hesaplanıyor.
• Satış siparişine stok ayıramıyorsunuz. Aynı mal iki müşteriye birden söz veriliyor.
• e-İrsaliye ayrı bir programdan kesiliyor. Sevkiyat ile stok çıkışı farklı günlere düşüyor.

Bu işaretlerden ikisi ya da üçü birlikte görülüyorsa, sorun genellikle programın ayarında değil, kapsamındadır.

Lis Suite’te stok nasıl tutulur?

• Stok bakiyesi yalnızca bir hareket belgesiyle değişir. Yanlış hareket silinmez, ters kayıtla düzeltilir.
• Belirli bir tarihteki stok hareket belgelerinden yeniden hesaplanır ve anlık stok kaydıyla karşılaştırılır; fark yetkili düzeltmeyle kapanır.
• Muhasebe dönem kilidi stok hareketinde de kontrol edilir.
• Malzeme kartında temel birim ve birim çevrimleri tanımlanır; satış ve satınalma kendi biriminde çalışır.
• Lot numarası elle, bir numara aralığından ya da bir kalıptan verilir; son kullanma tarihi stokta tutulur.
• Adresli depoda yerleştirme ve toplama emirleri kullanılır; kalite onayı bekleyen kalemin yerleştirmesi onaylanmaz.

Modülün ayrıntısı: Stok ve Malzeme Yönetimi ve Depo Yönetimi.

Geçiş büyük bir proje olmak zorunda değil

Üretim yapmayan bir ticari işletme için ERP’ye geçiş satış, satınalma, stok ve finansla başlayabilir. Lis Suite’in ticari paketinde canlıya geçiş hedefi 5–10 iş günüdür. Adımlar: ERP’ye geçiş ve canlıya alma. Temel kavramlar: ERP nedir?