ERP’ye geçiş ve canlıya alma: adım adım plan ve sık yapılan hatalar

ERP projelerini uzatan nadiren yazılımdır. Kapsam proje sırasında büyür, veri temizlenmeden aktarılır, anahtar kullanıcılar günlük işten zaman ayıramaz. Bu yazı bir ERP geçişini adım adım anlatıyor ve her adımda neyin hazır olması gerektiğini topluyor.

Önce kapsam: ilk gün neler canlıda olacak?

Geçiş “her şey” ile değil, ilk gün canlıda olacak süreçlerle başlar. Hangi şirketler, hangi depolar, hangi belge tipleri? Satış, satınalma, stok ve finans ilk gün canlıdaysa kalite ya da proje modülü ikinci adımda gelebilir. Kapsamı küçük tutmak geçişi kısaltır ve ilk ayda öğrenileni sonraki adıma taşır.

Adım adım geçiş

1. Firma ve kullanıcı tanımları. Şirketler, tesisler ve kullanıcılar açılır.
2. Yetki yapısı. Kimin hangi uygulamayı açacağı ve kimin onay vereceği belirlenir. Yetki matrisi baştan yazılırsa canlıda “bu ekranı göremiyorum” talepleri azalır.
3. Ana veri aktarımı. Cari kartlar ve stok kartları aktarılır. Aktarımdan önce mükerrer cariler, kullanılmayan stok kodları ve eksik birimler temizlenir.
4. Depo tanımları. Depolar, stok yerleri ve gerekiyorsa raf adresleri tanımlanır.
5. Süreç kurulumu. Satış ve satınalma belge tipleri, onay akışları ve temel finans ayarları yapılır. Üretim yapan şirkette ürün ağaçları, operasyon rotaları, iş merkezleri, üretim parametreleri ve MRP ayarları eklenir.
6. Açılış bakiyeleri. Stok miktarları ve açık cari bakiyeler geçiş tarihine göre girilir.
7. Eğitim. Kullanıcı eğitimi canlıya geçişten önce biter. Her süreç için bir anahtar kullanıcı belirlenir.
8. Canlıya geçiş. Belirlenen tarihten itibaren belgeler yalnızca yeni sistemde kesilir.

Lis Suite’te kapsam ve süre

Paketlerin kurulum kapsamı ve canlıya geçiş hedefi bellidir:

	Ticari paket	Üretim paketi
Canlıya geçiş hedefi	5–10 iş günü	15–30 iş günü
Kurulum kapsamı	Firma ve kullanıcı tanımları, yetki yapısı, cari ve stok kartı aktarımı, depo tanımları, satış ve satınalma süreçleri, temel finans ayarları, kullanıcı eğitimleri	Ticari süreçlerin kurulumu, ürün ağaçları, operasyon rotaları, iş merkezleri, üretim parametreleri, üretim emirleri, MRP ayarları, maliyet temel yapılandırması, kullanıcı eğitimleri, canlı geçiş desteği

Bu süreler hedeftir; şirket sayısı, veri kalitesi ve süreçlerin karmaşıklığı süreyi değiştirir. Karar vermeden önce sistemi 15 günlük Cloud denemesiyle kendi verinizle görebilirsiniz.

Veriyi temizlemeden aktarmayın

Eski sistemdeki sorunlar yeni sisteme aynen taşınabilir. Aktarımdan önce:

• Aynı müşteri ya da tedarikçi için açılmış birden fazla cari kartı birleştirin.
• Yıllardır hareket görmeyen stok kodlarını ayıklayın.
• Her malzemenin temel birimini, gerekiyorsa satış ve satınalma birimiyle çevrimini netleştirin.
• Lot, seri numarası veya son kullanma tarihi takibi yapılacak malzemeleri işaretleyin.
• Üretim yapıyorsanız ürün ağacındaki fire oranlarını ve operasyon sürelerini gözden geçirin; maliyet ve MRP bu rakamlardan hesaplanır.

Paralel çalışma gerekli mi?

Eski ve yeni sistemi aylarca birlikte kullanmak, iki kez veri girişi ve iki farklı rakam demektir. Genellikle daha kısa yol şudur: geçiş tarihini bir ay başına koymak, açılış bakiyelerini o tarihe göre girmek ve ilk ay sonunda stok ve cari bakiyeleri bir kez karşılaştırmak.

Sık yapılan hatalar

• Kapsamı geçiş sırasında büyütmek.
• Yetki yapısını canlıdan sonraya bırakmak.
• Eğitimi geçiş haftasına sıkıştırmak.
• Eski raporları birebir yeniden üretmeye çalışmak. Önce yeni sistemin standart raporlarına bakmak çoğu zaman daha hızlıdır.
• Anahtar kullanıcıya günlük işinden zaman ayırmamak.

İlk hafta ve ilk ay sonu

İlk hafta her gün kısa bir kontrol yapın: kesilemeyen belge, eksik yetki, hatalı birim çevrimi, gönderilemeyen e-belge. Bu liste ikinci haftada hızla kısalır. Asıl sınav ilk ay sonu kapanışıdır; stok, cari ve e-belge listelerinin aynı rakamı vermesi geçişin tamamlandığını gösterir.

Üretim firmasında bir canlıya alma örneği için: İmalatta canlıya alma. Başlamadan önce: ERP seçim kriterleri ve fiyatlandırma.