ERP seçim kriterleri: demoda sorulacak 7 soru ve toplam maliyet

ERP seçimi çoğu zaman bir demo toplantısıyla başlar ve ekranların ne kadar modern göründüğüyle biter. Oysa birkaç yıl sonra şirketin hâlâ memnun olup olmayacağını belirleyen şey ekran değil, sistemin kurallarıdır: bir rakam nereden gelir, yanlış belge nasıl düzeltilir, sektörünüze özgü bilgi ürünün neresinde durur.

Bu yazı, ERP seçerken sorulması gereken soruları ve toplam maliyete giren kalemleri bir kontrol listesi olarak topluyor. Her soruda Lis Suite’in nasıl çalıştığını da yazdık; aynı soruları her tedarikçiye sorabilirsiniz.

1. Stok bakiyesi nasıl değişir?

İlk soru basit: stok miktarı bir ekrandan elle düzeltilebiliyor mu? Düzeltilebiliyorsa, ay sonunda stok ile muhasebe arasındaki farkın nedenini bulmak zorlaşır, çünkü farkı yaratan kayıt bir belge değildir.

Lis Suite’te stok bakiyesi yalnızca bir hareket belgesiyle değişir; sayım farkı da bir hareket belgesidir. Belirli bir tarihteki stok, hareket belgelerinden yeniden hesaplanır ve anlık stok kaydıyla karşılaştırılır.

2. Yanlış belge silinir mi, ters kayıtla mı düzeltilir?

Silinen belge iz bırakmaz. Ters kayıtla düzeltilen belge ise hem hatayı hem düzeltmeyi gösterir. Denetimde ve ay sonu kapanışında bu fark büyüktür.

Kapanmış bir muhasebe dönemine sonradan kayıt girilip girilemediğini de sorun. Lis Suite’te kapalı döneme muhasebe fişi kaydedilmez; dönem kilidi stok hareketinde de kontrol edilir.

3. Sektörünüze özgü alanlar ürünün içinde mi?

Lot ve son kullanma tarihi, renk ve beden varyantı, seri numarası, müşteri malzeme kodu, birim çevrimi. Bu alanlar ürünün standart parçası değilse projeye özel geliştirmeyle eklenir ve her sürüm yükseltmesinde yeniden test edilmesi gerekir.

Demoda bu alanların kendi örneğinizle gösterilmesini isteyin: bir lotun hangi tedarikçiden gelip hangi müşteriye gittiği, bir varyantın satış siparişinden iş emrine nasıl taşındığı. Sektörlere göre örnekler sektör sayfalarında.

4. Özelleştirme sürüm yükseltmesinde ne olur?

Her şirketin bir ekrana alan eklemesi, bir rapora sütun koyması gerekir. Önemli olan değişikliğin nerede durduğudur. Standart kodun üzerine yazılan değişiklik, sürüm yükseltmesinde çakışır.

Lis Suite’te özelleştirme firmaya ait kopyada durur; standart ürün değişmez. Ayrıntı: Lis AI Studio ile kod yazmadan özelleştirme.

5. Bulutta mı, kendi sunucunuzda mı?

Kurulum modeli işletim sorumluluğunu belirler: yedek, güncelleme, erişilebilirlik ve güvenlik kimde? Bulutta bunlar sözleşmeyle tedarikçidedir; kendi sunucunuzda BT ekibinizdedir.

Sorulacaklar: Erişilebilirlik taahhüdü yazılı mı ve tutmazsa ne olur? Yedek ne sıklıkla alınır, geri dönüş ne kadar sürer? Kendi sunucunuza kurulumda süresiz lisans mı satılıyor, abonelik mi? Karşılaştırma: Bulut ERP mi, kendi sunucunuz mu?

6. e-Belge ERP belgesinden mi oluşuyor?

Türkiye’de e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye günlük işin parçasıdır. e-Belgenin ERP belgesinden mi oluştuğunu, yoksa ayrı bir programa mı aktarıldığını sorun. Ayrı programda kesilen belge, ay sonunda ERP ile ayrıca eşleştirilmek zorundadır.

Lis Suite’te giden e-belge satış belgesinden oluşur ve İzibiz entegrasyonuyla gönderilir; gelen e-fatura satınalma belgesine aktarılır. Entegratördeki belgeler sistemdeki belgelerle karşılaştırılır. Ayrıntı: e-İrsaliye sevkiyatta nasıl çalışır?

7. Canlıya geçiş süresi ve kapsamı yazılı mı?

“Birkaç ayda canlıya alırız” bir taahhüt değildir. Hangi süreçlerin ilk gün canlıda olacağı, kimin hangi veriyi hazırlayacağı ve eğitimin ne zaman biteceği yazılı olmalıdır.

Lis Suite’te canlıya geçiş hedefi ticari pakette 5–10, üretim paketinde 15–30 iş günüdür ve kapsam listesi paketle birlikte verilir. Ayrıntı: ERP’ye geçiş ve canlıya alma.

Toplam maliyete neler girer?

Kullanıcı başı fiyat toplam maliyetin yalnızca bir kalemidir. Teklifleri karşılaştırırken aşağıdaki kalemleri her teklif için aynı tabloya yazın:

Kalem	Sorulacak soru
Abonelik veya lisans	Kullanıcı başı fiyat ilk yıldan sonra değişiyor mu? Asgari kullanıcı sayısı var mı?
Paket dışı modüller	Kalite, depo, dış ticaret ve proje gibi modüller pakete dahil mi?
Danışmanlık	Kurulum kaç gün sürüyor, gün ücreti ne? Ek gün nasıl faturalanıyor?
Altyapı	Bulutta ek depolama ücretli mi? Kendi sunucunuzda donanım, yedek ve işletim kimde?
Eğitim ve iç zaman	Anahtar kullanıcılar geçişe kaç gün ayıracak?
Sürüm yükseltme	Özelleştirmeler yükseltmede yeniden mi yapılıyor?
Vergi	Fiyatlara KDV dahil mi?

Lis Suite’in Cloud ve Private başlangıç fiyatları ile pakete dahil olmayan kalemler fiyatlandırma sayfasında yazılıdır.

Demo için kısa kontrol listesi

• Kendi malzeme kartınızdan ve kendi müşteri siparişinizden bir örnekle demo isteyin.
• Bir belgenin yanlış girilip nasıl düzeltildiğini göstermelerini isteyin.
• Ay sonu kapanışının hangi adımlardan oluştuğunu sorun.
• Sözleşmede erişilebilirlik, yedek ve destek sürelerinin yazılı olup olmadığına bakın.
• Mümkünse sistemi kendi verinizle deneyin. Lis Suite Cloud 15 gün ücretsiz denenebilir.

ERP’nin ne olduğunu ve modüllerini baştan okumak için: ERP nedir?